Engestofte Gods I/S’ Persondata Politik
for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger
1. Dataansvarlig
Engestofte Gods I/S er dataansvarlig.
Engestofte Gods I/S kontaktoplysninger er:
Engestofte Gods, Søvej 10, 4930 Maribo, tlf. +45 54 49 00 73 e-mail: mail@engestofte.dk
Engestofte Gods I/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.
Engestofte Gods I/S indgår aftaler med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Engestofte Gods I/S’ serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Engestofte Gods I/S, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Engestofte Gods I/S.
Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Engestofte Gods I/S afgiver til Engestofte Gods I/S i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Engestofte Gods I/S.
2. Engestofte Gods I/S’ indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af Engestofte Gods I/Spå følgende vis:
Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Engestofte Gods I/S serviceydelser/produkter.
Når leverandører indgår aftaler med Engestofte Gods I/S eller afgiver tilbud til Engestofte Gods I/S.
I forbindelse med brug af Engestofte Gods I/S digitale ydelser.
Ved abonnement på Engestofte Gods I/S nyhedsbrev.
Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske under iagttagelse af de til enhver tid gældende persondataregler.
3. Oplysninger som Engestofte Gods I/S indsamler
Engestofte Gods I/S indsamler følgende personoplysninger:
Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.
Bankoplysninger – som garanti for en reservation og til betaling af arrangementer og ophold.
Demografiske oplysninger.
Købshistorik.
Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
Oplysninger fra Engestofte Gods I/S sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Engestofte Gods I/S.
Browserinformationer.
Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner såsom toastmaster, DJ og lignende.
Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.
En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Engestofte Gods I/S yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Engestofte Gods I/S betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
Handicap
Allergi
Særlige fødevarepræferencer
Andre helbreds- eller medicinoplysninger
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Engestofte Gods I/S dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.
Udover de oplysninger som Engestofte Gods I/S modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Engestofte Gods I/S i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Engestofte Gods I/S har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.
Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Engestofte Gods I/S vilkår og betingelser samt Engestofte Gods I/S persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
4. Betaling med betalingskort
Engestofte Gods I/S anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Engestofte Gods I/S er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved bestillinger og bookinger gemmer Engestofte Gods I/S de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 5 år, hvorefter oplysningerne slettes.
Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
Engestofte Gods I/S indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.
Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Engestofte Gods I/S indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Engestofte Gods I/S serviceydelser.
Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser
Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes arrangement eller ophold.
Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
Forbedring og udvikling af Engestofte Gods I/S serviceydelser.
Tilpasning af Engestofte Gods I/S markedsføring og øvrige kommunikation.
Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
Tilpasning af Engestofte Gods I/S samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Engestofte Gods I/S, herunder eventuel deltagelse i Engestofte Gods I/S kunde/loyalitetsprogram.
Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.
6. Hjemmel - det juridiske grundlag for behandlingen.
Engestofte Gods I/S vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Engestofte Gods I/S, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med arrangementer, ophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil Engestofte Gods I/S behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for et arrangement/en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil Engestofte Gods I/S behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Engestofte Gods I/S forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Engestofte Gods I/S og kvaliteten af Engestofte Gods I/S serviceydelser og produkter.
Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Engestofte Gods I/S oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Engestofte Gods I/S alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.
I nogle situationer modtager Engestofte Gods I/S personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med bookinger, reservationer og indhentelse af tilbud. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Engestofte Gods I/S vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
Engestofte Gods I/Ser yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.
7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.
En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Engestofte Gods I/S behandler om den registrerede.
En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Engestofte Gods I/S besidder om den registrerede.
En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Engestofte Gods I/S besidder om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Engestofte Gods I/S ikke efter lovgivningen er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Engestofte Gods I/S ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.
Hvis nogle af de oplysninger, som Engestofte Gods I/S besidder om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Engestofte Gods I/S. Dette gælder dog ikke oplysninger som Engestofte Gods I/S, jf. ovenfor er lovmæssigt forpligtede til at gemme.
Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, forretningshemmeligheder eller immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at kunne håndhæve potentielle retskrav.
Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Engestofte Gods I/S om at få en oversigt over, og en kopi af, de personoplysninger om den registrerede, som Engestofte Gods I/S er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte Engestofte Gods I/S, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Engestofte Gods I/S
Skriftlig anmodning sendes til Engestofte Gods I/S, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1
Engestofte Gods I/S vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende oversigten til den registreredes e-mail adresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Engestofte Gods I/S vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Engestofte Gods I/S vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Engestofte Gods I/S tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
Sikkerhed og deling af personoplysninger
Engestofte Gods I/S beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer/ansatte hos Engestofte Gods I/S, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.
Engestofte Gods I/S kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.
Engestofte Gods I/S tager løbende backup de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Engestofte Gods I/S underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt
Engestofte Gods I/S sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
Engestofte Gods I/S benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.
Engestofte Gods I/S sikrer løbende, at de udbydere af IT-løsninger, som Engestofte Gods I/S anvender til lagring af personoplysninger fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau, for så vidt angår de registreredes personoplysninger.
For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Engestofte Gods I/S udvalgte personoplysninger, typisk den registreredes navn og kontaktdetaljer med eksterne leverandører såsom overnatningssteder, og leverandører af bryllupskager, blomster og anden udsmykning, glas, service, borde, stole telte og andet festudstyr samt leverandører af transport.
Engestofte Gods I/S er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.
Engestofte Gods I/S sletter dine personoplysninger, når Engestofte Gods I/S lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede
10. Cookies
Engestofte Gods I/S anvender cookies. Yderligere oplysning om Engestofte Gods I/S cookiepolitik kan indhentes her: https://www.engestofte.com/cookie-information
11. Klage
Klage over Engestofte Gods I/S behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk